Zaległe urlopy wypoczynkowe wracają w firmach jak bumerang, szczególnie przed 30 września. Działy HR wiedzą, że niewykorzystany urlop to nie tylko problem organizacyjny, lecz także ryzyko prawne dla pracodawcy. Najczęściej pojawia się wtedy pytanie:

Czy pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin zaległego urlopu, jeżeli pracownik nie składa wniosku albo odmawia wykorzystania wolnego?

Odpowiedź wymaga rozróżnienia urlopu bieżącego i zaległego. Przy urlopie bieżącym pracodawca powinien co do zasady działać w ramach planu urlopów albo porozumienia z pracownikiem (art. 163 § 1 i § 1(1) k.p.). Przy urlopie zaległym punkt ciężkości przesuwa się na ustawowy obowiązek pracodawcy udzielenia go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.).

Dlaczego zaległy urlop to obowiązek pracodawcy, a nie tylko uprawnienie pracownika? Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy?

Zgodnie z art. 161 k.p. pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany w tym terminie, art. 168 k.p. nakazuje udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Wyjątek dotyczy części urlopu udzielanej zgodnie z art. 167(2) k.p., czyli urlopu na żądanie. Ta część nie podlega terminowi 30 września i może być udzielona także po tym terminie.

Niewykorzystywanie urlopu wypoczynkowego w terminie – pracodawca ma prawo monitorować zaległości i dokumentować swoje działania w tym zakresie

Urlop wypoczynkowy nie jest świadczeniem, które można dowolnie „przenosić” z roku na rok. Pracodawca powinien aktywnie zarządzać saldami urlopowymi, monitorować zaległości i dokumentować działania podejmowane wobec pracowników, którzy nie wykorzystują urlopu w ustawowym terminie. 

Czy można zrzec się urlopu wypoczynkowego i uzyskać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w trakcie trwania zatrudnienia?

Prawo do urlopu ma charakter bezwzględnie obowiązujący wobec obu stron: pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 k.p.), a pracodawca nie może zastąpić go ekwiwalentem w trakcie trwania zatrudnienia.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop – kiedy i w jakim terminie jest należny pracownikowi?

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop jest należny co do zasady przy: rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy, gdy urlop nie może już zostać wykorzystany w naturze (art. 171 § 1 k.p.). Obowiązek wypłaty nie powstaje, jeżeli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu albo wygaśnięciu poprzedniej umowy (art. 171 § 3 k.p.). Obowiązujące art. 171 § 4 i § 5 k.p. przewidują wypłatę ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 k.p. i jeżeli termin ten przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent wypłaca się w terminie 10 dni od tego dnia, a gdy tak ustalony dzień jest dniem wolnym od pracy, w dniu go poprzedzającym.

Zasada urlopu wypoczynkowego zaległego przed bieżącym

Zasadę pierwszeństwa urlopu zaległego przed bieżącym potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 9 maja 2013 r., II PK 199/12. Sąd Najwyższy wskazał, że w pierwszej kolejności pracownikowi należy udzielić urlopu zaległego, a dopiero potem bieżącego, ponieważ inna kolejność pogłębiałaby naruszenie przepisów o udzielaniu urlopów.

Czy pracodawca może “wysłać” pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy w określonym przez siebie terminie bez zgody pracownika? Mamy przykład orzecznictwa Sądu Najwyższego

Późniejsza i dominująca linia orzecznicza Sądu Najwyższego dopuszcza udzielenie zaległego urlopu bez zgody pracownika. W wyroku z 2 września 2003 r., I PK 403/02 (OSNP 2004 nr 18, poz. 310), Sąd Najwyższy wskazał, że udzielenie urlopu zaległego w terminie wynikającym z art. 168 k.p. nie wymaga zgody pracownika. Podobnie w wyrokach z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05 oraz z 7 maja 2008 r., II PK 313/07, podkreślono wiążący charakter obowiązku udzielenia zaległego urlopu.

Wszystkie wskazane wyroki zapadły na tle art. 168 k.p. w dawnym brzmieniu, gdy termin udzielenia urlopu zaległego upływał z końcem pierwszego kwartału. Obecny termin 30 września nie zmienia jednak logiki tej wykładni i urlop zaległy ma zostać rzeczywiście udzielony i wykorzystany, a nie jedynie formalnie wykazany w dokumentacji.

“Wysłanie” pracownika na zaległy urlop bez jego zgody – pracodawca może to zrobić w formie polecenia dotyczącego pracy

Nie oznacza to pełnej dowolności pracodawcy. Powinien on działać racjonalnie, z odpowiednim wyprzedzeniem i z poszanowaniem prawa pracownika do realnego wypoczynku. Udzielenie zaległego urlopu traktuje się jako polecenie dotyczące pracy w rozumieniu art. 100 § 1 k.p. Pracownik ma obowiązek je wykonać, jeżeli nie jest sprzeczne z prawem ani z umową o pracę, a bezprawna odmowa może w skrajnych przypadkach uzasadniać rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Pracownik nie może też odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Jak bezpiecznie wezwać pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego?

Bezpiecznym rozwiązaniem jest wcześniejsze wezwanie pracownika do zaplanowania zaległego urlopu, wskazanie liczby dni do wykorzystania, a następnie przy braku współpracy jednoznaczne wyznaczenie terminu. Dokument powinien wskazywać liczbę dni oraz rok, za który urlop jest udzielany.

Pracownik nie może sam sobie udzielić urlopu, a samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu nie usprawiedliwia nieobecności w pracy, ponieważ udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy. 

Urlop zaległy i bieżący a okres wypowiedzeniaNajmniej wątpliwości budzi okres wypowiedzenia. Zgodnie z art. 167(1) k.p. w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca udzieli mu go w tym okresie. Przepis obejmuje urlop bieżący i zaległy. Ograniczenie wymiaru proporcjonalnego z art. 155(1) k.p. dotyczy wyłącznie urlopu bieżącego, urlop zaległy jest z niego wyłączony i może zostać udzielony w całości.

Udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia można połączyć z samym wypowiedzeniem

Nie narusza to art. 41 k.p., ponieważ przesłanką ochrony jest nieobecność pracownika w pracy istniejąca w chwili złożenia oświadczenia, natomiast urlop z art. 167(1) k.p. jest następstwem wypowiedzenia i rozpoczyna się najwcześniej z początkiem okresu wypowiedzenia (postanowienie Sądu Najwyższego z 23 marca 2022 r., I PSK 234/21, wyrok Sądu Najwyższego z 4 listopada 2010 r., II PK 116/10). Urlop rozpoczyna się od godziny, o której pracownik miał rozpocząć pracę w następnej dobie pracowniczej.

Znaczenie tej regulacji potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, w którym sąd przyjął, że pracownik jest zobowiązany wykorzystać urlop udzielony mu przez pracodawcę w okresie wypowiedzenia. Z art. 168 k.p. nie wynika warunek zgody pracownika na udzielenie zaległego urlopu, także gdy biegnie okres wypowiedzenia. W praktyce HR warto więc weryfikować saldo urlopowe już na etapie przygotowywania wypowiedzenia albo porozumienia rozwiązującego umowę.

Czy pracownika zwolnionego z obowiązku wykonywania pracy można wysłać w tym czasie na zaległy urlop?

Kierowanie na urlop pracownika zwolnionego z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia jest zagadnieniem spornym. Znaczna część doktryny sprzeciwia się takiej praktyce, uznając ją za „zwolnienie od zwolnienia” sprzeczne z istotą urlopu. Orzecznictwo Sądu Najwyższego przyjmuje jednak stanowisko przeciwne: udzielenie urlopu na podstawie art. 167(1) k.p. może być jednoczesnym przerwaniem zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy. Skoro pracodawca może zobowiązać pracownika do świadczenia pracy, to tym bardziej może udzielić mu urlopu. Polecenie skorzystania z urlopu jest dla pracownika wiążące.

Wola pracodawcy musi być wyrażona zrozumiale i pozwalać precyzyjnie oddzielić okres urlopu od okresu zwolnienia ze świadczenia pracy (np. wyrok Sądu Najwyższego z 5 września 2019 r.). Rekomendacja dla HR to stosowanie odrębnych, jednoznacznych pism lub oświadczeń, z dokładnym wskazaniem dat każdego z tych okresów.

Urlop wypoczynkowy w okresie usprawiedliwionej nieobecności pracownika  

Urlopu nie można udzielić w okresie usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Niezdolność do pracy wyłącza możliwość korzystania z urlopu zgodnie z jego przeznaczeniem, dlatego udzielenie urlopu w okresie niezdolności do pracy jest niedopuszczalne także wtedy, gdy pracownik wyraził na to zgodę. Jeżeli urlop nie mógł się rozpocząć lub zostać wykorzystany z powodu choroby, pracodawca ma obowiązek przesunąć go na termin późniejszy (art. 165 i 166 k.p.), a modyfikacja wyznaczonego terminu jest możliwa na podstawie art. 164 § 2 k.p.

Pracownik stawiający się do pracy po niezdolności trwającej dłużej niż 30 dni ma obowiązek poddać się badaniom kontrolnym (art. 229 § 2 k.p.). Linia orzecznicza co do konieczności skierowania na badania kontrolne przed urlopem bezpośrednio po długiej chorobie nie jest jednolita. W praktyce należy ocenić konkretny stan faktyczny i nie wykorzystywać urlopu do obejścia obowiązków z zakresu medycyny pracy.

PRZEDAWNIENIE PRAWA DO URLOPU

Roszczenie o udzielenie urlopu przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.). Bieg terminu rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z upływem terminu z art. 168 k.p. To kolejny argument za pierwszeństwem urlopu zaległego przed bieżącym. W wyroku z 9 maja 2013 r., II PK 199/12, Sąd Najwyższy podkreślił, że kolejność wykorzystania urlopu wynika z ustawy, a praktyka lub zwyczaj nakazujące korzystanie najpierw z urlopu bieżącego byłyby sprzeczne z przepisami o urlopach, zasadą wykorzystania urlopu w naturze oraz art. 66 ust. 2 Konstytucji RP.

Jeżeli pracodawca nie wskazuje, za który rok udziela urlopu, powstaje ryzyko sporu o zarachowanie dni oraz o ekwiwalent. Dokumentacja kadrowa powinna jednoznacznie wskazywać rok, za który urlop jest udzielany.

Udzielenie zaległego urlopu pracownikowi – pracodawca powinien uważać na te praktyki 

Pracodawca nie powinien traktować zaległego urlopu jako narzędzia dyscyplinującego, sposobu na odsunięcie pracownika od pracy ani reakcji na konflikt. Ryzykowne jest również nagłe poinformowanie pracownika z dnia na dzień o konieczności wykorzystania dłuższego urlopu, jeżeli wcześniej firma nie prowadziła komunikacji w tym zakresie. Może to rodzić spory, zwłaszcza gdy termin uniemożliwiał realny wypoczynek albo kolidował z istotnymi okolicznościami osobistymi. Nie należy zastępować urlopu ekwiwalentem w trakcie trwania zatrudnienia. Ekwiwalent jest co do zasady należny dopiero przy rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy, gdy urlop nie może już zostać wykorzystany w naturze (art. 171 § 1 k.p.), z wyjątkiem przewidzianym w art. 171 § 3 k.p. dotyczącym bezpośrednio następującej kolejnej umowy z tym samym pracodawcą.

RYZYKA DLA PRACODAWCY W ZAKRESIE UDZIELANIA ZALEGŁEGO URLOPU PRACOWNIKOWI: WYKROCZENIE, SPÓR I KUMULACJA KOSZTÓW

Art. 282 § 1 pkt 2 k.p. sankcjonuje nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru. W obowiązującym brzmieniu art. 282 § 1 k.p. przewiduje za to grzywnę od 2 000 zł do 60 000 zł. 

Pracodawcę obciąża naruszenie przepisów, nawet gdy zaległości urlopowe powstały z inicjatywy pracownika, który chce kumulować urlopy z kilku lat. Problemem jest nie tylko potencjalna sankcja, lecz także narastanie zaległości i ryzyko wypłaty ekwiwalentów przy zakończeniu zatrudnienia.

JAK PRACODAWCA MOŻE BEZPIECZNIE ZARZĄDZAĆ ZALEGŁYMI URLOPAMI?

Najbezpieczniejszy model działania opiera się na prewencji. HR powinien monitorować salda urlopowe i kierować do pracowników komunikaty przypominające o zaległościach. Jeżeli pracownik nie reaguje, warto zastosować stopniowaną procedurę:

• informacja o saldzie;
• wezwanie do wskazania terminu;
• wyznaczenie terminu przez pracodawcę;
• potwierdzenie udzielenia urlopu w dokumentacji kadrowej.

W komunikacji z pracownikiem warto unikać sformułowań takich jak „przymusowy urlop” czy „wysłanie na urlop za karę”. Właściwa jest komunikacja neutralna, oparta na przepisach prawa pracy, pracodawca realizuje obowiązek udzielenia urlopu zaległego wynikający z art. 168 k.p., a pracownik powinien wykorzystać go w wyznaczonym, zgodnym z prawem terminie.

PODSUMOWANIE

Pracodawca ma obowiązek udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W świetle dominującej linii orzeczniczej Sądu Najwyższego może przy spełnieniu warunków organizacyjnych i proceduralnych zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu także bez jego zgody. Nie oznacza to jednak możliwości arbitralnego działania z dnia na dzień ani zwolnienia z obowiązku zapewnienia rzeczywistego wypoczynku. Dla HR kluczowe są: wcześniejsza komunikacja, dokumentowanie prób uzgodnienia terminu, racjonalny wybór dat, wskazanie roku urlopowego, realne odsunięcie pracownika od pracy oraz spójna procedura wewnętrzna.

ZALEGŁY URLOP PRACOWNICZY – CHECKLISTA DLA DZIAŁÓW HR

• Sprawdź saldo urlopu zaległego każdego pracownika i ustal, z którego roku pochodzi zaległość.
• Wskaż w karcie urlopowej i dokumentacji rok, za który urlop jest udzielany.
• Zweryfikuj, czy zaległość nie obejmuje niewykorzystanej części urlopu na żądanie (art. 167(2) k.p.), która nie podlega terminowi z art. 168 k.p.
• Pamiętaj o zasadzie pierwszeństwa urlopu zaległego przed bieżącym.
• Przypomnij pracownikowi o obowiązku wykorzystania urlopu zaległego do 30 września i poproś o wskazanie preferowanego terminu.
• Jeżeli pracownik nie reaguje, wyznacz termin z odpowiednim wyprzedzeniem i w sposób umożliwiający realny wypoczynek.
• Przed wyznaczonym terminem zweryfikuj, czy pracownik nie jest niezdolny do pracy lub nie korzysta z usprawiedliwionej nieobecności.
• Po udzieleniu urlopu realnie odsuń pracownika od pracy i nie dopuszczaj go do wykonywania obowiązków.
• W razie przeszkody w rozpoczęciu albo wykorzystaniu urlopu wyznacz nowy termin zgodnie z art. 164 § 2, art. 165 i art. 166 k.p.
• Zadbaj o formę pisemną lub mailową komunikacji oraz archiwizację korespondencji.
• W okresie wypowiedzenia wyraźnie rozgranicz w dokumentach okres urlopu i okres zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy.
• Nie używaj zaległego urlopu jako środka dyscyplinującego ani reakcji na konflikt.
• Przy wypowiedzeniu umowy każdorazowo sprawdź możliwość udzielenia urlopu na podstawie art. 167(1) k.p.
• Monitoruj trzyletni termin przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu.
• Kontroluj termin wypłaty ekwiwalentu według art. 171 § 4 i § 5 k.p.
• Monitoruj ryzyko wykroczenia z art. 282 § 1 pkt 2 k.p.
• Uaktualnij regulamin pracy, procedurę urlopową albo instrukcję HR, jeżeli brakuje jasnych zasad zarządzania zaległościami.

Kwestie formalne związane z urlopem warto powierzyć obsłudze prawnika

Aby właściwie wdrożyć procedury urlopowe i uniknąć ryzyka błędów formalnych czy sporów sądowych z pracownikami, firmy mogą skorzystać z profesjonalnej pomocy. Kancelaria prawna Filipiak Babicz Legal świadczy kompleksową obsługę prawną dla firm i pracodawców w tym zakresie. Eksperci kancelarii pomagają przedsiębiorstwom w opracowywaniu wewnętrznych procedur i regulaminów pracy, audycie zaległości urlopowych, przygotowywaniu formalnych pism oraz w bezpiecznym przechodzeniu przez skomplikowane i sporne sytuacje kadrowe. 

Oferujemy:

• Bieżące doradztwo z zakresu prawa pracy i wsparcie HR
  • Interpretacja przepisów Kodeksu pracy w sprawach nietypowych (np. urlopy rodzicielskie, opiekuńcze, bezpłatne czy proporcjonalne).
  • Przygotowywanie wiążących pism i poleceń służbowych (np. nakaz wykorzystania urlopu zaległego do 30 września lub udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia).
• Audyty prawne i badanie ewidencji czasu pracy
  • Weryfikacja kartotek kadrowych, sald urlopowych oraz prawidłowości zarachowywania dni wolnych pod kątem wymogów ustawowych.
  • Identyfikacja i eliminacja ryzyk prawnych przed ewentualną kontrolą ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
• Tworzenie regulaminów i procedur wewnętrznych (Compliance HR)
  • Opracowywanie regulaminów pracy, zasad tworzenia planów urlopowych oraz wewnętrznych instrukcji zarządzania nieobecnościami.
  • Przygotowywanie bezpiecznych wzorów wniosków, wezwań do zaplanowania urlopu oraz oświadczeń o zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy.
• Obsługa kontroli PIP oraz reprezentacja w sporach sądowych
  • Reprezentowanie pracodawcy i obrona przed mandatami lub grzywnami w przypadku zarzutów nieudzielenia urlopu w terminie.
  • Prowadzenie sporów sądowych z byłymi pracownikami ubiegającymi się o wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za rzekomo niewykorzystany urlop.