Ustawa stażowa

21 października 2025 r. ogłoszono w Dzienniku Ustaw tzw. „ustawę stażową” (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423) – ustawę z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja wprowadza zaliczanie do pracowniczego stażu pracy m.in. okresów prowadzenia działalności gospodarczej (B2B) oraz pracy na podstawie umów zlecenia i innych umów cywilnoprawnych.

TERMINY

Termin wejścia w życie zależy od rodzaju pracodawcy:

• 1 stycznia 2026 r. – dla pracodawców z sektora finansów publicznych (jednostki sektora publicznego),
• 1 maja 2026 r. – dla pozostałych pracodawców (sektor prywatny). Jest to pierwszy dzień miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.

Ustawa stażowa wprowadza istotne zmiany z perspektywy pracodawców i działów HR. Przepisy mają zastosowanie zarówno do nowych umów o pracę zawieranych od wejścia ustawy w życie, jak i do trwających stosunków pracy (z pewnymi wyjątkami). 

Okresy aktywności zawodowej sprzed wejścia ustawy w życie będą zaliczane do stażu pracy, o ile zostaną odpowiednio udokumentowane. Oznacza to, że pracownicy mogą „nadrobić” od 2026 roku staż pracy za wcześniejsze lata. 

OKRESY WLICZANE DO STAŻU

Dotychczas do stażu pracy (okresu zatrudnienia) wliczano wyłącznie okresy pracy na podstawie umowy o pracę (oraz pewne okresy nauki, zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy). Inne formy aktywności zawodowej, w tym umowy cywilnoprawne czy samozatrudnienie, nie zwiększały stażu pracowniczego. Zgodnie z nowymi przepisami do okresu zatrudnienia (stażu pracy) wliczać się będą także okresy (na podstawie dodanego do kodeksu pracy art. 302¹ i art. 302²):

• prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okresy współpracy z osobą prowadzącą taką działalność,
• zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę prowadzącą działalność (tzw. zawieszenie działalności z powodu opieki nad dzieckiem),
• wykonywania umowy zlecenia (oraz innych umów o świadczenie usług podlegających przepisom o zleceniu, np. tzw. kontrakty B2B w formie umowy o usługi),
• wykonywania umowy agencyjnej oraz okresy pozostawania osobą współpracującą przy wykonywaniu umów zlecenia/agencyjnych (np. współpracujący członek rodziny pomagający przy zleceniu),
• pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych (w których świadczona była praca),
• pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy, o ile są odpowiednio udokumentowane (np. praca na zagranicznych umowach cywilnoprawnych).

Zaliczeniu podlegają także okresy sprzed wejścia w życie ustawy (np. umowy zlecenia z lat ubiegłych), jeśli pracownik potrafi je udokumentować. Dzięki temu zmiana obejmie również wcześniejsze okresy aktywności, np. kilkuletnie prowadzenie firmy w latach 2015–2020, jednak tylko na potrzeby przyszłych uprawnień.

Do stażu pracy nie będą wliczane okresy pracy na podstawie umowy o dzieło, gdyż umowa o dzieło nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych. 

CO DLA PRACOWNIKA OZNACZA TA ZMIANA?

Jeżeli obecny pracownik przed nawiązaniem etatu współpracował z firmą jako zleceniobiorca lub jednoosobowy kontrahent, to ta współpraca zwiększy jego staż pracy u tego konkretnego pracodawcy. Przepisy mówią o świadczeniu pracy „na rzecz” pracodawcy. Jest to sformułowanie szerokie, obejmuje nie tylko sytuację, gdy była zawarta umowa bezpośrednio z tą samą firmą, ale także gdy faktycznym odbiorcą pracy był przyszły pracodawca (np. poprzez outsourcing). 

POTWIERDZANIE NOWYCH OKRESÓW – ZAŚWIADCZENIA Z ZUS

Ustawa przewiduje, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie wydawał zaświadczenia potwierdzające okresy opłacania składek z tytułu odpowiednich aktywności (działalności, zleceń itp.). Osoba, która chce doliczyć takie okresy do swojego stażu pracy, będzie musiała złożyć wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia. Wnioski te będą składane elektronicznie (przez platformę PUE ZUS/e-ZUS) od początku 2026 roku.  ZUS potwierdzi w zaświadczeniu okresy oraz fakt opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (lub wskaże np. okres „ulgi na start”, tj. prowadzenia firmy bez obowiązku składek na początku działalności – co także jest uwzględniane w stażu). Pracodawca nie będzie pośredniczyć w uzyskiwaniu takiego zaświadczenia.

OKRES NA UDOKUMENTOWANIE STAŻU PRACY PRZEZ PRACOWNIKA

Ustawa wprowadza termin 24 miesięcy dla osób już zatrudnionych w momencie wejścia przepisów na udokumentowanie nowych okresów. 

Przykład: pracownik sektora publicznego zatrudniony 1 stycznia 2026 r. ma czas do końca 2027 roku, by przedłożyć dokumenty potwierdzające wcześniejsze okresy działalności/zleceń i tylko udokumentowane w tym czasie okresy pracodawca wliczy do stażu. 

SKUTKI TZW. USTAWY STAŻOWEJ

Rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy bezpośrednio przekłada się na uprawnienia pracownicze, które są uzależnione od długości stażu. Dotyczy to wielu obszarów prawa pracy, m.in. wymiaru urlopu, dodatków stażowych, odpraw czy okresów wypowiedzenia. 

Przykład (okres wypowiedzenia): pracownik od 1 stycznia 2024 r. jest zatrudniony na umowie o pracę w firmie X. Wcześniej w latach 2020–2023 świadczył dla tej samej firmy usługi w ramach własnej działalności gospodarczej (B2B) przez 3 lata. Według dotychczasowych zasad w 2026 roku obowiązywałyby go 1 miesięczny okres wypowiedzenia, po wejściu ustawy stażowej, od 2026 r. firma X będzie musiała doliczyć do stażu tego pracownika dodatkowe 3 lata współpracy B2B. Tym samym w 2026 roku będzie mu przysługiwał już 3-miesięczny okres wypowiedzenia.  

Ustawodawca przewidział, że nowych okresów nie dolicza się do stażu, od którego zależy długość wypowiedzenia, jeśli wypowiedzenie jest w toku w dniu wejścia w życie ustawy. To znaczy, że jeśli pracodawca wręczył wypowiedzenie umowy o pracę przed datą wejścia w życie zmian, to dla tego konkretnego wypowiedzenia staż liczony jest po staremu. 

Rozszerzenie definicji stażu oznacza, że pracownicy będą szybciej osiągać progi stażowe wymagane do różnych świadczeń, w tym:

• prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego, 
• prawo do nagrody jubileuszowej i dodatków za staż (dotyczy głównie sektora publicznego lub branż z układami zbiorowymi),
• prawo do odprawy przy zwolnieniach grupowych. 

PODSUMOWANIE I REKOMENDACJE DLA PRACODAWCÓW

Ustawa stażowa wprowadza rewolucyjne zmiany w naliczaniu stażu pracy, do stażu wliczamy od 2026 r. wiele okresów dotychczas pomijanych (m.in. umowy zlecenia, B2B, agencyjne, pewne okresy współpracy i działalności za granicą). Przepisy obowiązują od 1 stycznia 2026 r. (sektor publiczny) i od 1 maja 2026 r. (sektor prywatny), a dotyczą także okresów sprzed tych dat (trzeba je udokumentować). W efekcie pracownicy zyskują dodatkowy staż, co wpłynie na przysługujące im okresy wypowiedzenia oraz pozwoli szybciej nabyć inne uprawnienia pracownicze (dłuższy urlop, dodatki stażowe, wyższe odprawy itp.).

REKOMENDACJE DLA PRACODAWCÓW

1. Przygotowanie informacji dla pracowników o nowych przepisach i możliwości zgłaszania okresów innej aktywności zawodowej do zaliczenia w stażu. 
2. Zaktualizowanie procedury HR, np. formularze (kwestionariusza osobowego osoby ubiegającej się o zatrudnienia oraz kwestionariusza pracownika) dla nowo zatrudnianych o pytania o wcześniejszą współpracę z firmą. 
3. Współpracowanie z pracownikami w gromadzeniu dokumentów, np. działy HR mogą wskazać, jakie dokumenty są potrzebne.
4. Przeliczenie stażu pracowników na potrzeby wewnętrzne, np. weryfikacja na podstawie posiadanych dokumentów i informacji wewnętrznych, którzy pracownicy potencjalnie zyskają dodatkowy staż.