Czy odprawa przy porozumieniu stron podlega składkom ZUS i podatkowi?

Wstęp

Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumieniem stron (art. 30 §1 pkt.1) Kodeksu Pracy) w praktyce często wiąże się z wypłatą na rzecz pracownika dodatkowych świadczeń. Jednym z nich jest odprawa, której celem jest złagodzenie skutków utraty zatrudnienia. Przy definiowaniu takiego świadczenia pojawia się pytanie, czy odprawa  wypłacana w związku z rozwiązaniem umowy o pracę w tym trybie będzie podlegała składkom na ubezpieczenia społeczne.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, na podstawie § 2 ust. 1 pkt 3 „Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączone zostały odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy”.

Wśród pracodawców wypłacających odprawy pojawiały się wątpliwości czy zwolnieniem objęte są wyłącznie odprawy wynikające z ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, czy także te mające charakter „umowny”, które nie są związane z przyczynami leżącymi po stronie pracodawcy.

W interpretacjach indywidualnych ZUS (np. Interpretacja ZUS nr 532/2019 z dnia 8 listopada 2019 r. DI/100000/43/966/2019) potwierdził, że wyłączenie dotyczy także odpraw wypłaconych na podstawie porozumienia stron, nawet jeśli kwota odprawy przekracza limit ustawowy z ustawy o zwolnieniach grupowych.

Odprawy pieniężne wypłacane w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, zarówno ustawowe, jak i dobrowolne (np. na podstawie porozumienia stron) są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS, o ile ich jedyną przyczyną jest ustanie stosunku pracy i nie są powiązane z innymi świadczeniami lub warunkami (np. zrzeczeniem się roszczeń, przekazaniem know-how czy podpisaniem dodatkowych klauzul), to nie podlega oskładkowaniu.

Odprawa a dodatkowe warunki – ryzyko dla pracodawcy

Ryzyko pojawia się w sytuacjach, gdy odprawa jest powiązana z dodatkowymi warunkami, na przykład gdy pracownik zobowiązuje się do określonych działań, rezygnacji z przyszłych roszczeń albo podpisania umowy o zakazie konkurencji. W takim przypadku ZUS może zakwestionować zwolnienie, uznając, że świadczenie nie zostało wypłacone wyłącznie w związku z rozwiązaniem stosunku pracy.

Odprawa nie musi zostać wypłacona w dniu rozwiązania umowy o pracę. Może być przekazana zarówno w dniu zakończenia zatrudnienia, jak i w późniejszym terminie. W praktyce najczęściej stosuje się zasady obowiązujące dla wypłaty ostatniego wynagrodzenia, czyli rozliczenie w dniu wypłaty pensji przypadającej po ustaniu stosunku pracy. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby strony w porozumieniu ustaliły inny termin, na przykład wypłatę jednorazową w określonym dniu po rozwiązaniu umowy, albo w ratach w kolejnych miesiącach. Ważne jest, aby zostało to wyraźnie zapisane w dokumencie, co pozwoli uniknąć wątpliwości interpretacyjnych. Niezależnie od daty wypłaty, odprawa pozostaje świadczeniem związanym ze stosunkiem pracy i pracodawca jako płatnik jest zobowiązany do pobrania od niej zaliczki na podatek dochodowy.

Aby zminimalizować ryzyko zakwestionowania zwolnienia odprawy z oskładkowania, warto pamiętać o kilku zasadach:

• precyzyjnym sformułowaniu porozumienia, w tym wyraźnym wskazaniu, że świadczenie jest „odprawą pieniężną z tytułu rozwiązania umowy o pracę” i że wypłacane jest wyłącznie w związku z ustaniem stosunku pracy,
• braku dodatkowych warunków do wypłaty odprawy, gdyż nie powinna ona być powiązana z innymi zobowiązaniami, gdyż to może zmienić jej charakter,
• ustaleniu terminu wypłaty przez wyraźne wskazanie w treści porozumienia daty i zasad wypłaty,
•  przechowywaniu dokumentacji, w tym np. notatek ze potwierdzających motyw wypłaty odprawy,
• przy wysokich kwotach warto wystąpić do ZUS o interpretację indywidualną.

Podsumowanie

Odprawa wypłacona w związku z rozwiązaniem umowy o pracę za porozumieniem stron korzysta ze zwolnienia z oskładkowania. Kluczowe jest aby była ona wypłacana wyłącznie w związku z ustaniem stosunku pracy i nie była obwarowana dodatkowymi warunkami. Treść zawieranego przez strony stosunku pracy porozumienia powinna wprost wskazywać na motyw wypłaty odprawy. Dla pracodawców wypłacających wysokie odprawy ważne jest staranne przygotowanie dokumentacji i w razie wątpliwości zabezpieczenie się interpretacją indywidualną ZUS.