Papierowe zgłoszenia ZUS przechodzą do historii

14 lipca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej „Ustawa”).
W obowiązującym stanie prawnym na podstawie art. 36 ust. 8 Ustawy płatnik składek jest zobowiązany do przechowywania przez okres 5 lat zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej, mimo że przekazywanie takiego zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych następuje w postaci elektronicznej.

Nowe przepisy, uchylą przywołany artykuł i zniosą konieczność gromadzenia przez płatników (w tym pracodawców) papierowych wersji dokumentów zgłoszeniowych przekazywanych do ZUS.

Obowiązek przechowywania dokumentacji przez okres 5 lat przedsiębiorcy uważają za zbędny, skoro dokumenty zgłoszeniowe są już dostępne w systemach – zarówno po stronie ZUS, jak i u płatnika). Ze stanowiskiem przedsiębiorców zgadza się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Dodatkowo resort zakłada, że wprowadzenie zmiany w Ustawie pozwoli ograniczyć obciążenia administracyjne przedsiębiorców. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zwraca uwagę, że według Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zniesienie wymogu przechowywania dokumentów zgłoszeniowych z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej przez płatników nie wpłynie negatywnie na realizację zadań ZUS.

Proponowana przez Radę Ministrów nowelizacja Ustawy zmierzająca do uchylenia obowiązku przechowywania przez płatników składek papierowych wersji dokumentów zgłoszeniowych z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej, zasługuje na pozytywną ocenę. Zmiana ta jest zgodna z szeroko pojętą cyfryzacją i wpisuje się w szersze działania na rzecz upraszczania i odciążania przedsiębiorców z niepotrzebnych obowiązków biurokratycznych.

Obecny obowiązek przechowywania dokumentów zgłoszeniowych w wersji papierowej przez okres pięciu lat jest reliktem epoki papierowej administracji. W sytuacji, gdy wszystkie zgłoszenia są przekazywane do ZUS w formie elektronicznej, konieczność gromadzenia ich również w wersji papierowej jest niezrozumiała i stanowi podwójną archiwizację tych samych danych. Przedsiębiorcy muszą w związku z tym utrzymywać przestrzeń biurową lub magazynową do przechowywania dokumentów, ponosić koszty związane z ich zabezpieczeniem, a także poświęcać czas pracowników na ich obsługę. Zniesienie tego wymogu realnie odciąży pracodawców i pozwoli im skoncentrować zasoby na działalności operacyjnej.

W dobie powszechnej informatyzacji i rosnącej roli usług e-administracji, utrzymywanie przepisów obligujących do przechowywania dokumentów papierowych staje się bezużyteczne. ZUS posiada już pełną dokumentację zgłoszeniową w formie elektronicznej, a płatnicy składek również mają do niej dostęp w swoich systemach kadrowo-płacowych.

Zniesienie obowiązku przechowywania fizycznych dokumentów może również stanowić istotny sygnał wzmacniający zaufanie do systemów elektronicznych. Wskazuje, że państwo uznaje je za w pełni wartościowe i wiarygodne źródło informacji, które nie wymaga papierowego potwierdzenia. W dłuższej perspektywie może to przyczynić się do dalszej popularyzacji usług cyfrowych i przyspieszyć rezygnację z dokumentacji papierowej w innych obszarach administracji publicznej.

Nie bez znaczenia jest także aspekt ekologiczny. Ograniczenie konieczności drukowania i przechowywania dokumentów papierowych oznacza mniejsze zużycie papieru, tuszu, energii i materiałów biurowych. Jest to zgodne z polityką zrównoważonego rozwoju i troską o środowisko naturalne.

Rząd proponuje, aby projektowana zmiana weszła w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy. Obecnie projekt ustawy procedowany jest przez Sejm, więc na finalny efekt trzeba poczekać.