Nowe narzędzie dla pracodawców – od stycznia 2026 roku potwierdzisz dyplom kandydata do pracy

Potwierdzanie kwalifikacji zawodowych kandydatów do pracy jest standardową częścią procesu rekrutacyjnego. Prowadząc rozmowy rekrutacyjne sprawdzamy zarówno kompetencje merytoryczne kandydata, jego doświadczenie, dopasowanie do naszej kultury organizacyjnej jak i np.  styl komunikacji. W wielu z tych obszarów polegamy na swoim doświadczeniu, ocenie informacji (odpowiedzi) udzielonych przez kandydata i często intuicji.

Są jednak takie obszary, w stosunku do których już od 1 stycznia 2026 roku pracodawca będzie mógł uzyskać pewność. Celem projektowanej zmiany jest umożliwienie pracodawcom potwierdzania w uczelni danych zawartych w dyplomie ukończenia studiów wydanym w postaci papierowej.

Dziś pracodawcy nie mogą zweryfikować bezpośrednio w uczelni, czy dane zawarte w dyplomie ukończenia studiów przedłożonym przez kandydata do pracy (lub pracownika) są prawdziwe. W świetle stanowiska prezentowanego przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych przepisy nie przewidują uprawnienia pracodawcy do występowania do innych podmiotów w celu potwierdzenia lub sprawdzenia prawdziwości dokumentów przedłożonych przez kandydatów do pracy (lub pracowników). W ocenie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych praktyka polegająca na pozyskiwaniu zgód kandydatów do pracy (lub pracowników) na weryfikowanie prawdziwości złożonych oświadczeń i danych zawartych w przedłożonych dokumentach nie znajduje także oparcia w przepisach rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych. Dlaczego? Wyrażenie zgody na takie działania nie byłoby dobrowolne. 

Rezultat jest taki, że pracodawca nie dysponuje realnymi narzędzi weryfikacji informacji o wykształceniu kandydata do pracy, mimo że jest to jedna z kluczowych, czasami wręcz obowiązkowych informacji, których podania na podstawie art. 22¹ Kodeksu Pracy pracodawca może wymagać.   

Zgodnie z projektem, uczelnie wyższe będą zobowiązane do sprawdzania zgodności danych przedstawionych na papierowym dyplomie z dokumentacją przebiegu studiów. Pracodawca, który będzie miał interes prawy, będzie mógł złożyć wniosek o potwierdzenie zgodności jeśli:

• ma uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dyplomu,
• oświadczy pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, że samodzielnie przeprowadził wstępną weryfikację zabezpieczeń dokumentu,
• uiści opłatę w wysokości równowartość 1% minimalnego wynagrodzenia ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku.

Dodatkowo, składany przez pracodawcę wniosek będzie musiał zawierać:

• nazwę i adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną adres miejsca zamieszkania lub adres prowadzenia działalności
• numer REGON, 
• adres do doręczeń elektronicznych, 
• dane dotyczące dyplomu ukończenia studiów: imię (imiona) i nazwisko absolwenta, numer dyplomu ukończenia studiów oraz zakres danych w nim zawartych, których potwierdzenie ma dotyczyć.

Wniosek będzie składany wyłącznie elektronicznie. Rozpatrzenie kompletnego wniosku będzie następowało niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dania jego złożenia. I w tym miejscu słusznie nasuwa się uwaga, że ze względu dynamikę procesów rekrutacyjnych termin 30 dni może być terminem za długim.