Czy pracodawca może na forum poinformować o odejściu pracownika?

Wstęp

W obszarze prawa pracy i HR  są wątpliwości co do tego, czy pracodawca posiada uprawnienie do poinformowania współpracowników o odejściu z firmy konkretnego pracownika. Sytuacje, w których pracownicy żegnają się z organizacją, są codziennością w życiu zawodowym, to pojawia się pytanie: Na ile takie informacje mogą być ujawniane przez pracodawcę w szerszym gronie i gdzie przebiega granica pomiędzy informowaniem a naruszeniem prywatności?

Z jednej strony, transparentna komunikacja wewnętrzna ma ogromne znaczenie dla funkcjonowania organizacji – pracownicy powinni wiedzieć, kto opuszcza zespół, aby móc odpowiednio zorganizować swoją pracę czy też wiedzieć dlaczego  przejmują  jakieś obowiązki. Z drugiej strony , dane o zatrudnieniu, w tym o zakończeniu stosunku pracy, należą do sfery prywatnej danej osoby, a ich ujawnienie musi być zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. 

Nie bez znaczenia są kwestie kultury organizacyjnej i dobrych praktyk HR. Firmy często stosują różne rozwiązania: od krótkich notatek w wewnętrznych biuletynach, przez pożegnania na spotkaniach zespołowych, aż po wpisy w intranecie. Czy jednak każda z tych form jest zgodna z obowiązującymi przepisami? I jak unikać ryzyka prawnego przy jednoczesnym zachowaniu transparentności i szacunku wobec odchodzącego pracownika? 

Te wątpliwości zostały rozwiane w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 29 maja 2025 r. (sygn. akt III OSK 1018/22). 

Analiza wyroku NSA

Stan faktyczny

Bezpośredni przełożony byłego pracownika w wiadomości skierowanej do podlegających mu pracowników poinformował, że ww. osoba odchodzi z pracy, w związku z czym prosi o uwzględnienie stosownych zmian w grafiku na dany miesiąc. Omyłkowo wśród adresatów tej wiadomości znalazł się jeden z klientów pracodawcy. Gdy zorientowano się, że wiadomość została wysłana do niewłaściwego podmiotu, to wysłano kolejną wiadomość do tego klienta z prośbą o usunięcie poprzedniej, jako błędnie skierowanej. Klient potwierdził usunięcie wiadomości e-mail, a z bezpośrednim przełożonym byłego pracownika  przeprowadzono rozmowę dyscyplinującą.  

Były pracownik zarzucał naruszenie przepisów, gdyż jego przełożony wysłał maila informującego o jego rezygnacji z pracy do zespołu – oraz przez pomyłkę także do klienta. Wniósł on o wydanie decyzji zobowiązującej byłego pracodawcę do usunięcia tych danych oraz nałożenia na niego jako administratora danych osobowych – kary pieniężnej.  

UODO uznał, że przesłanie wiadomości do pracowników było zgodne z prawem, a naruszenie dotyczyło tylko omyłkowego przesłania wiadomości do klienta, za co pracodawca otrzymał upomnienie.  

Były pracownik najpierw zaskarżył decyzję UODO do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, a następnie od wyroku WSA wniósł skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego zarzucając WSA naruszenie szeregu przepisów prawa materialnego (głównie RODO) oraz przepisów postępowania przed sądami administracyjnymi. 

Co na to NSA? 

NSA stwierdził, że skarga kasacyjna nie zasługiwała na uwzględnienie. 

Uznano, że pracodawca miał prawnie uzasadniony interes w powiadomieniu współpracowników o odejściu pracownika skarżącego decyzję UODO. NSA odniósł się do tego, że przesłanie informacji o rezygnacji z pracy było podyktowane potrzebą przeorganizowania pracy oraz ustaleniem nowego grafiku pracy w komórce organizacyjnej, w której pracował  skarżący. 

NSA zaznaczył również, że administrator danych osobowych jest obowiązany zawiadomić osobę, której dotyczy naruszenie danych osobowych, wtedy, gdy może powodować to wysokie ryzyko naruszenia jej praw lub wolności. Były pracodawca podjął działania polegające na skontaktowaniu się z klientem, do którego omyłkowo wysłano wiadomość e-mail informującą o rezygnacji z pracy przez skarżącego, które miały na celu usunięcie ww. wiadomości. NSA uznał, że takie działanie było wystarczające. Zatem w takich sytuacjach nie mamy do czynienia z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osoby, której dane osobowe były przetwarzane. 

NSA dodał, że komunikowanie się przez pracodawcę za pomocą mailów czy telefonów nie jest niczym nadzwyczajnym, w szczególności jeżeli taki model był przyjęty w organizacji. Ostatecznie należy dojść do wniosku, że pracodawca w opisywanej sytuacji był uprawniony do przekazania informacji o zakończonej ze skarżącym relacji zawodowej. 

Jakie wnioski płyną z komentowanego wyroku NSA?

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego porusza kilka kluczowych kwestii. Po pierwsze, sąd uznał, że ujawnienie danych osobowych takich jak imię, nazwisko oraz informacja o rezygnacji z pracy przez pracownika nie stanowi naruszenia, które wiązałoby się z dużym ryzykiem dla jego praw i wolności. W związku z tym, brak poinformowania pracownika o takim ujawnieniu nie jest traktowany jako naruszenie przepisów RODO. 

Po drugie, sąd stwierdził, że przekazanie przez pracodawcę informacji innym pracownikom o tym, że ktoś zrezygnował z pracy, może być uznane za działanie w jego uzasadnionym interesie – na przykład w ramach sprawnego zarządzania firmą.

Po trzecie, wyrok potwierdza, że prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ma prawo, kierując się kryteriami zawartymi w RODO, zdecydować, czy w danym przypadku zastosować karę finansową, czy ograniczyć się jedynie do udzielenia upomnienia.

Podsumowanie

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego stanowi istotny głos w dyskusji na temat granic pomiędzy transparentnością wewnętrzną pracodawcy a ochroną danych osobowych pracowników. NSA jednoznacznie wskazał, że przekazanie współpracownikom informacji o odejściu pracownika – zawierającej jego imię, nazwisko i fakt rezygnacji – może być działaniem mieszczącym się w ramach prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy, szczególnie gdy służy ono celom organizacyjnym, takim jak zmiana grafiku pracy czy reorganizacja zadań, pracy zespołu.

Sąd podkreślił, że nie każde udostępnienie danych osobowych musi prowadzić do powstania obowiązku zawiadomienia osoby, której dane dotyczą.  Obowiązek ten zachodzi wówczas, gdy naruszenie wiąże się z wysokim ryzykiem dla jej praw lub wolności.

Komentowany wyrok NSA porządkuje praktyki komunikacyjne w miejscu pracy i  daje pracodawcom większą pewność co do zgodności niektórych działań z przepisami o ochronie danych osobowych. Przypomina także o konieczności zachowania ostrożności i adekwatności stosowanych w organizacji środków komunikacji.